¿Qué datos revisar en una factura antes de aceptarla?

Aceptar una factura “tal cual llega” es uno de los errores más comunes… y más caros. Una factura mal emitida puede impedir deducciones, generar diferencias con el SAT o complicarte la contabilidad a final de mes.

La buena noticia: revisar una factura no toma más de dos minutos si sabes qué ver. Aquí te lo dejamos en forma simple.

1. Verifica que tus datos estén correctos

Antes de cualquier otra cosa, confirma que:

• Tu RFC esté bien escrito (sin espacios ni caracteres extra).
• Tu nombre o denominación social coincida exactamente con tu Constancia de Situación Fiscal.
• El código postal del domicilio fiscal sea el correcto.
• Tu régimen fiscal sea correcto.

Los sistemas de facturación deben tener validaciones que confirmen que el RFC, nombre (o denominación) y código postal coincidan con el mismo contribuyente. Por esto, a partir de la versión 4.0 es menos común encontrar errores en esta sección, pero nunca está de más revisar.
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2. Revisa el uso del CFDI

Este campo debe coincidir con la realidad de la operación.
Los más utilizados:

• G03 – Gastos en general
• D01-D10 – Deducciones personales (personas físicas)
• G01 - Adquisición de mercancías
• I01-I08 - Inversiones

Si el uso del CFDI no es el correcto, debes pedir la sustitución de la factura.

3. Confirma el método y la forma de pago

No son lo mismo, y ambos importan:

Método de pago

• PUE: Pago en una sola exhibición > Este método de pago aplica cuando la factura fue pagada antes o al momento de la emisión o si se tiene la certeza de que se va a pagar dentro del mes en que se emitió la factura.
• PPD: Pago en parcialidades o diferido > Si vas a pagar en varios pagos o fuera del mes en que se emitió la factura, este es el método de pago correcto.

Forma de pago

• 03 Transferencia
• 04 Tarjeta de crédito
• 01 Efectivo
• 28 Tarjeta de débito
  (Entre otras)

¿Por qué importa?
Porque define si después necesitarás un complemento de pago y cómo se reflejará la operación en tu contabilidad. Todas las facturas emitidas con método de pago PPD deben tener un complemento de pago que indique cuándo y cómo se pago.

4. Checa que el producto o servicio esté descrito correctamente

Aquí debe quedar claro qué estás comprando.
Hay dos campos dentro de una factura que indican el producto o servicio que se está facturando:

• La descripción del producto o servicio de acuerdo con la información de la empresa que emite la factura. Este es un campo libre donde pueden capturar con detalle la información del producto o servicio.
• El producto o servicio elegido del catálogo del SAT. Al hacer una factura se debe seleccionar un producto o servicio del catálogo del SAT que coincida con el producto o servicio que estás comprando. En este campo, la descripción del producto es más genérica.

La idea es que ambos campos coincidan o tengan simetría, además de que la descripción debe coincidir con la realidad de la operación y con tu contrato u orden de compra.

5. Monto, impuestos y desglose

Verifica:

• Precio unitario
• IVA trasladado (cuando aplique)
• Retenciones de ISR o IVA (si el tipo de operación lo requiere)
• Total a pagar

Cualquier diferencia aquí te va a generar dolores de cabeza al conciliar con estados de cuenta.

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6. Verifica el código QR

El QR te permite validar la factura directamente en el SAT.
Con solo escanearlo, podrás confirmar que:

• La factura es auténtica
• No está cancelada
• Los montos coinciden

Esto es especialmente útil si trabajas con proveedores nuevos.

¡Ojo!

Si la factura no tiene código QR, folio fiscal o números de certificados del SAT, probablemente estés viendo sólo el borrador de una factura (no timbrada) o una cotización. Este documento no será válido para hacer deducible el gasto, compra o inversión, ¡pide tu factura!

Conclusión

Revisar una factura no debe ser complicado ni tardado. Es simplemente un filtro rápido para proteger tu empresa, mantener tu contabilidad limpia y evitar problemas con el SAT.

Y si necesitas ayuda para revisar, validar o estandarizar el proceso de recepción de facturas, en MCI podemos apoyarte.

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